Подотчетные средства — средства, за которые нужно отчитываться. Это могут быть деньги на командировку или закуп товарно-материальных ценностей (ТМЦ). В конце срока, на который были выданы эти средства, сотрудник должен представить авансовый отчет. В нем необходимо указать, куда он эти деньги потратил.
Раньше сотрудникам приходилось копить все чеки для отчетности. А это не совсем удобно, ведь их можно потерять. Тогда отчитаться будет сложно, особенно если оплата была наличными средствами.
Еще один нюанс подотчетных средств 一 важность их учета. Это необходимо делать для корректного расчета налога на прибыль. Ведь расходом считаются обоснованные и документально подтвержденные затраты на деятельность компании.
Например, вы отправляете менеджера Ивана в командировку.
- Вы заводите ему индивидуальный счет в Аспро.Cloud в модуле «Подотчет».
- Далее пополняете его на определенную сумму, например 25 000 ₽.
- Иван приобретает билеты на сумму 5 000 ₽.
- В мобильном приложении или в браузере менеджер вносит расход в подотчет.
- При сверке руководитель может проанализировать, какая сумма и на что была потрачена.
Руководитель сможет просматривать транзакции по всем счетам сразу или анализировать отдельно каждый индивидуальный счет.
Как просто внести расход, если находишься вне офиса
Вряд ли подотчетные средства тратят в офисе (хотя мы и этого не исключаем). Прораб может приобретать строительные материалы на специализированных рынках, а маркетолог оплачивать услуги типографии. В этом случае сотрудники могут внести расход сразу через мобильное приложение с помощью сканирования QR-кода. Это позволит оперативно учитывать все расходы в любом месте, а не только за компьютером.
Управляйте финансами компании правильно. Учитывайте и контролируйте все подотчетные средства вместе в системе Аспро.Cloud. Подробнее о работе с модулем «Подотчет» читайте в базе знаний.
