Кейс внедрения Аспро.Cloud: компания по дизайну и ремонту коммерческих интерьеров — Блог Аспро.Cloud
Услуги

Кейс внедрения Аспро.Cloud: компания по дизайну и ремонту коммерческих интерьеров

Кейс внедрения Аспро.Cloud: компания по дизайну и ремонту коммерческих интерьеров

Дизайн, проектирование, ремонт и комплектация офисов и коммерческих помещений «под ключ» — основное направление работы компании Start Office (в прошлом AG Tech). Компания представлена на рынке с 2015 года, и за это время командой было успешно выполнено более 50 проектов, среди которых офисные пространства, коворкинги, шоурумы и даже кабинеты первых лиц. 

Особенности бизнеса и выбор системы

Основные клиенты проектно-строительной компании — это крупный и средний бизнес. В компании трудятся сразу несколько отделов: дизайнеры, инженеры, строительство, комплектация, продажи и администрация. Поэтому очень важно выстроить правильную коммуникацию между командами. 


Ранее Start Office использовали программу Wrike для управления проектами, но впоследствии пришлось искать альтернативу из-за отсутствия возможностей финансовой аналитики. Поиск нового решения оказался долгим. Основным критерием для выбора системы управления компанией было сочетание в одном интерфейсе управления проектами и финансами. Start Office изучили множество рейтингов и обзоров CRM и в итоге выбрали Аспро.Cloud

Чтобы корректно настроить систему с учетом специфики строительного бизнеса, генеральный директор Галина Голотина обратилась к нашим специалистам за помощью во внедрении Аспро.Cloud. Как только Start Office заполнили бриф, мы приступили к процессу комплексного внедрения Аспро.Cloud в работу компании. В ходе аудита генеральный директор вместе со специалистами по внедрению определили четыре основные задачи.

Задачи внедрения Аспро.Cloud

  1. Улучшить контроль и соблюдение сроков по проекту.

  2. Настроить плановые и фактические финансовые потоки для анализа рентабельности

  3. Получить возможность одновременного ведения большого количества проектов полного цикла без потери качества. 

  4. Упростить взаимодействие по проекту внутри команды.

Настройка работы с заявками

Ключевая проблема Start Office при работе с заказами — это длинный цикл сделки, который может составлять до нескольких месяцев. И пока команда ожидает решения от клиента, им необходимо постоянно быть на связи, периодически напоминая про себя. 

Поэтому первым делом мы внедрили новый процесс обработки заявок на разработку дизайн-проектов и настроили воронку продаж. Теперь на канбан-доске сделок четко видно, сколько потенциальных клиентов в данный момент находится на каждом этапе. Например, сколько компаний сейчас на согласовании договора, кому готовится КП, а кто из клиентов пока думает. Менеджер моментально видит, по какому клиенту запланированы активности, а кто остался без внимания и необходимо напомнить о действующем предложении на услуги.

Затем мы загрузили базу контрагентов, которую сегментировали по категориям (клиенты и поставщики) и сферам деятельности (декор, ткань, мебель). В карточках подробно расписали все преимущества того или иного поставщика.

Управление поручениями и проектами

Перед внедрением генеральный директор рассказала, что компания испытывает сложности коммуникации между сотрудниками по клиентским проектам. Руководитель проекта получает всю информацию от клиента и в свою очередь распределяет эту информацию по остальным сотрудникам. К сожалению, при передачи информации между отделами она очень часто теряется. 

С внедрением Аспро.Cloud компании удалось сгруппировать все важные детали в едином месте. Вся коммуникация и работа по заказу теперь сохранена внутри карточки проекта: комментарии клиента, чертежи, email-сообщения, текущие задачи, выставленные счета. Каждая задача подробно формулируется в описании, к ней прилагается документация, назначаются ответственные и наблюдатели, создаются дополнительные подзадачи. 

Более того, специалисты Аспро.Cloud помогли Start Office внедрить пользовательские списки, возможности которых зачастую недооцениваются пользователями. Теперь в каждом проекте в отдельной вкладке наглядно видно, по какому договору ведется проект, зарегистрированы ли исходящие/входящие письма от контрагента и так далее. 

Шаблоны

В Start Office в основном все работы проходят по единой схеме: подготовка, дизайн-проект, инженерное проектирование, строительно-монтажные работы и комплектации. Было принято решение не разбивать каждый вид работ на отдельные проекты, а создать общий шаблон проектов, где отражены все ключевые этапы, вехи и список задач, необходимых для их выполнения.

Все проекты, созданные по единому шаблону в два клика, выводятся на общей доске, где наглядно виден прогресс каждого. Доска помогает одновременно вести большое количество проектов и эффективно контролировать сроки выполнения. 

Финансовое планирование

В целях внедрения была также обозначена настройка прогнозирования финансовых потоков по проектам. Специалисты по внедрению показали, как правильно построить план-факт по проектам и на что смотреть, чтобы избежать кассовых разрывов. 

Теперь финансовый директор и руководитель могут за считанные секунды определить состоятельность проекта. С внедрением финансового планирования компания смогла эффективнее управлять денежными средствами. «С финансовым учетом по проектам стало проще контролировать оплаты. Например, у нас происходит первая оплата в сентябре, а вторая должна быть только в декабре. Но в декабре есть высокая вероятность об этом забыть. Аспро.Cloud помог лучше контролировать дебиторскую задолженность и бюджет проекта», — комментирует генеральный директор Start Office. 

Также специалисты по внедрению Аспро.Cloud разработали корпоративную печатную форму, которую можно использовать при выставлении счетов клиентам.

Обучение

Специалистами по внедрению было проведено обучение не только для руководителя компании, но и для всех сотрудников. Специалист показал, как правильно взаимодействовать с системой и продемонстрировал тонкости работы с CRM. Кроме того, на протяжении двух месяцев специалист Аспро.Cloud оказывал приоритетную поддержку компании в отдельном чате, что помогло сотрудникам быстрее адаптироваться к новой программе.

Какие еще функции полезны компаниям по дизайну и ремонту?

  • Мобильное приложение. Большая часть сотрудников в подобных организациях работают не за компьютерами, а «в поле». Уведомления помогают оставаться в курсе всех дел и поручений, где бы не находились ваши специалисты. Приложение позволяет легко поставить задачу или создать событие прямо с мобильного телефона.
  • Файлы. В файлах удобно хранить шаблоны общего назначения, например, макеты корпоративной продукции, брошюры о компании, должностные инструкции, а также различные чертежи и строительную документацию.
  • База знаний. Структурированная база знаний используется для описания правильной работы с CRM, внутренних регламентов, обучения новичков, а также в качестве справки для клиентов, если разместить ее на своем сайте.
  • Календарь. Позволяет спланировать день и показать другим коллегам свою загрузку. К примеру, дизайнеры Start Office в календаре отмечают встречи с клиентом. Затем инженеры и строители смотрят, в какой день планируется встреча и могут присоединиться, если есть такая потребность. 

Результаты 

  1. Start Office навели порядок в работе по клиентским проектам. «С внедрением Аспро.Cloud мы в первую очередь получили полную прозрачность процессов. Это достигается в основном за счет финансового управления в проектах», — делится генеральный директор Start Office. 

  2. Улучшили контроль поступлений и соблюдение сроков оплат. Получили четкое представление о прибыльности того или иного проекта.

  3. CRM помогает отследить взаимодействие с клиентом от первого контакта до сдачи проекта и эффективнее планировать деятельность по его удержанию. 

  4. Теперь Start Office могут брать больше проектов в работу без страха что-то упустить. Вся работа и коммуникация по проекту доступна в одном месте и ничего не теряется в ходе выполнения проекта. 


Хотите навести порядок в проектах и финансах и улучшить взаимодействие всей команды? Попробуйте Аспро.Cloud бесплатно 14 дней! 

Зарегистрироваться