Кейс компании Directline: как одна система объединила в себе более 5 платформ

Кейс компании Directline: как одна система объединила в себе более 5 платформ. Cервис для управления проектами, задачами, финансами, CRM.

Задачи команды: комплексно управлять проектами и финансами на одной платформе.

Специфика: анализ и комплексное продвижение проектов в поисковых системах, социальных сетях, видеоплатформах и на других сайтах.

Команда: более 40 человек.

Время самостоятельного внедрения: 3 месяца.

Результат: автоматизация процессов на единой платформе, комплексное управление проектами.

Установка CRM-системы — важное решение для компании. Поэтому ее выбор должен соответствовать целям и запросам вашего бизнеса. Некоторые наши клиенты использовали множество платформ для автоматизации рабочих процессов, но не хватало комплексного решения задач из-за параллельной работы в нескольких сервисах.

Агентство интернет-маркетинга с 15-летним опытом Directline занимается комплексным продвижением сайтов: от разработки стратегии до конкретных онлайн-инструментов. Среди их проектов числятся работы с такими крупными компаниями как 2GIS, Borjomi, Lazurit и другие. Компании потребовалась система, в которой можно вести комплексные проекты и хранить информацию по заказчикам на единой платформе. Мы поговорили с техническим директором агентства и выяснили, как они пришли к выбору CRM-системы Аспро.Cloud.

Прошлый опыт работы с CRM

До этого компания Directline использовала несколько систем одновременно, чтобы комплексно управлять бизнес-процессами:

  • Redmine для работы с постановкой и отслеживанием задач;

  • AmoCRM для сбора и контроля заявок клиентов;

  • 1С:Бухгалтерия для учета финансов;

  • Slack в качестве корпоративного мессенджера;

  • Google Таблицы для фиксирования информации.

Также устанавливали систему для личного кабинета клиента и хранения доступов и отдельный сайт с базой знаний.

Оттого что платформ было слишком много, работа была дезорганизована, возникало много трудностей. Компании не хватало единого пространства для хранения всей информации. Также работа над каждой услугой для заказчиков выглядела как отдельный проект, когда была необходима комплексная работа.

Что хотелось найти

Клиента устраивал функционал системы, но работа в разных серверах вносила беспорядок в реализацию проектов. Компания поняла, что грамотно стандартизировать и автоматизировать бизнес можно при работе в единой платформе. Заказчик планировал сделать это на базе системы Redmine, но интерфейс платформы был неудобным. И никто не мог помочь с настройкой — техподдержки у сервиса не было.

Перед командой встал ряд задач по автоматизации рабочего процесса. Для этого был проведен опрос среди сотрудников, чтобы определить основные требования к системе. Для компании было важно:

  • управление процессами в единой системе для хранения информации о клиенте в соединении с проектами;

  • возможность хранить данные по ходу работ, статусам, задачам, команде и документы на одной платформе;

  • наличие инструментов для личного и проектного планирования;

  • организация финансового учета и расчета рентабельности проектов;

  • возможность предоставить клиенту доступ в систему к отдельному проекту;

  • наличие дополнительной автоматизации и интеграций;

  • удобный и понятный интерфейс. 

Как пришли к решению Аспро.Cloud 

Клиент рассматривал разные CRM-системы на рынке. Плагины RedmineUp казались неплохим решением, ведь не нужно переносить все данные на новую платформу, а также присутствовали необходимые функции и интеграции, по словам технического директора компании. Но дорабатывать систему оказалось сложно из-за нехватки специалистов, к тому же интерфейс был неудобен для пользователя.

Также заказчик рассматривал решение от Битрикс24. Привлекло оформление интерфейса, функционал и возможность простой доработки системы. Но клиент не нашел подходящие готовые модули для задач компании, возможности указывать ставку часа работы и видеть в интерфейсе контроль бюджета и расхода. Было видно, что потребуется много доработок, чтобы платформа соответствовала запросам компании.

Что привлекло команду в Аспро.Cloud:

  • удобный и понятный интерфейс;

  • интеграция с почтой, телефонией;

  • подключение банков и 1С:Бухгалтерия для работы со счетами, загрузкой оплат и банковскими выписками;

  • управление задачами и проектами, а также создание готовых шаблонов к ним;

  • отслеживание бюджета и денежных затрат в проекте;

  • возможность отмечать оплачиваемые и неоплачиваемые часы для проектов и задач;

  • наличие API для подключения дополнительных сервисов.

Именно поэтому CRM-система Аспро.Cloud подошла для автоматизации процессов компании и было принято решение внедрить ее в работу. При этом платформа позволяла быстро перейти на взаимодействие с ней и сохранить все данные.

Как проходило внедрение системы

Технический директор Directline подобрала верное решение для своей компании. Далее начался процесс внедрения CRM-системы с самого нуля до полного перехода на платформу Аспро.Cloud, который занял около 3 месяцев. Клиент работает в системе уже около года и по-прежнему продолжает адаптацию системы, так как появляются новые задачи, которые постепенно реализуют.

Первый этап

Настроили CRM. Перенесли все сделки из предыдущей платформы и настроили интеграцию с телефонией, почтой и веб-формами с сайта. Менеджеры по продажам первые начали работу в Аспро.Cloud.

Упорядочили задачи и проекты. Нужно было объединить на общей доске все задачи по направлениям работы. В итоге заказчик решил распределить таски с помощью тегов в проектах. Также добавил готовые шаблоны и создал пользовательские поля для сегментации информации.

Доска в Аспро.Cloud компании Directline

Интегрировали 1С:Бухгалтерия. Настроили выгрузку счетов и актов из Аспро.Cloud в 1С для работы бухгалтера. Далее скорректировали некоторые процессы внутри программы и организовали обработку документов.

Подключили календарь. Команда перенесла бронирование встреч в переговорной, планирование отпусков и личные мероприятия.

Календарь в Аспро.Cloud компании Directline

Второй этап

Следующий этап заключался в построении автоматизации на базе данных системы. Логика была в том, чтобы хранить информацию и управлять данными в одном месте, но дорабатывать отчеты и дашборды под задачи, в случае нехватки функционала.

Выгрузка по API. Компания выгрузила данные по репортам, задачам и проектам, далее построили отчеты в дата-студии. 

Доработали систему планирования загрузки технического отдела и контроля репортов.

Предоставили доступ клиентам. Реализовали доступ к данным о задачах для клиентов по API в рамках личного кабинета.

В будущем компания планирует организовать онбординг, базу знаний для построения системы хранения и стандартизации информации. 

Итоги

Компания планировала большую работу по стандартизации процессов, что удалось сделать с помощью CRM-системы Аспро.Cloud. Получилось объединить работу в едином окне, где заказчик использует весь функционал системы: работа с задачами, проектами, клиентами и сделками, финансами, счетами и актами. При этом адаптирует платформу под свой бизнес с помощью доработок. 

Материал подготовила Полина Малышева