Кейс: как веб-студия MakeShop.pro автоматизировала свою работу с помощью Аспро.Cloud — Блог Аспро.Cloud
Услуги

Кейс: как веб-студия MakeShop.pro автоматизировала свою работу с помощью Аспро.Cloud

Кейс: как веб-студия MakeShop.pro автоматизировала свою работу с помощью Аспро.Cloud
Мы поговорили c Андреем Вавиловым, руководителем студии MakeShop.pro об опыте внедрения Аспро.Cloud в свой бизнес. Веб-студия Makeshop.pro — одни из первых клиентов Аспро.Cloud. За время пользования продуктом они полностью адаптировали систему под себя, а еще сократили время на обучение новых сотрудников, подружились с Agile и смогли эффективно автоматизировать работу компании. Как у них это получилось расскажет далее руководитель веб-студии Андрей Вавилов.

О бизнесе

Студия MakeShop.pro занимается разработкой интернет-магазинов и маркетплейсов на платформе CS-Cart. Кроме разработки компания также оказывает комплексное сопровождение интернет-магазинов, которое включает в себя SEO-оптимизацию, рекламу, дизайн и аудит. Изначально студия принимала заказы на разработку абсолютно любых сайтов. Но после первого успешно выполненного заказа на создание интернет-магазина для клиента, было принято решение сосредоточиться именно на этом направлении как наиболее интересном и перспективном. На сегодняшний день клиенты приходят из совершенно разных сфер — это и зоомагазины, и техника, питание, еда, косметика и многое другое. 

Что использовали до Аспро.Cloud

Ранее мы использовали решение Producteev. Это была очень простая программа для проектной работы. Но за простотой следовал и ряд ограничений, которые не позволяли нам полноценно вести работу — учитывать затраченное время, управлять клиентами и считать финансы. Систему Producteev в итоге закрыли, и мы стали искать какое-то другое решение, которое бы подошло под наши задачи. 

Рассмотрели очень много вариантов, среди которых — Битрикс24, Мегаплан, ПланФикс. Необходимо было, чтобы новая система была удобная и простая в использовании, занимала минимум времени на обучение, а также предоставляла функционал для управления проектами и финансами. Затем в случайно наткнулись на Аспро.Cloud и невероятно обрадовались, что в системе было абсолютно все, что нам нужно. И хотя сейчас у Аспро.Cloud возможностей раза в два-три больше чем тогда, но на тот момент даже тех функций, которые уже были реализованы, в других системах не существовало в одной связке.

Внедрение

Внедрением Аспро.Cloud мы занимались вдвоем с руководителем отдела продаж Григорием Бельковым. Смогли переехать и настроить все под наши процессы буквально за один день. Было настолько все просто и удобно, что даже не потребовались мануалы. Интерфейс — очень современный, все максимально интуитивно и понятно, чего нам и не хватало в других системах.

Как ведем проекты в Аспро.Cloud

В зависимости от запроса клиента мы работаем непосредственно в обычных проектах либо в agile-проектах. В Agile-модуле нам нравится удобство. Однажды мы начинали новый проект, и он целиком должен был быть по методологии agile. Мы попробовали для этого использовать другой сервис — Jira от Atlassian. Инструмент, вероятно, хорош для разработки, но многих полезных фишек нет. К тому же, мы так и не смогли понять логику сервиса и итоге потеряли неделю на то, что пытались как-то к системе привыкнуть. В результате этот проект мы завели внутри Аспро.Cloud и сразу же без каких-либо промедлений инициировали работу. Работа по проекту в основном ведется при участии клиента. Сначала в рамках проекта мы решаем вопрос с договором. Затем приглашаем клиента в наш аккаунт, добавляем в проект и начинаем работать. С функционалом групп пользователей это особенно удобно, ведь с ними мы можем регулировать права доступа в два клика. Не нужно каждый раз заново проставлять права — просто создаем отдельную группу «Клиенты» и заранее определяем для нее готовый набор прав. 
Как управлять проектами компании

По проектам часто используем списки, в них ведем небольшие таблицы, которые здесь гораздо проще сделать, чем в Google Spreadsheets. Для клиентов создаем таблицы с паролями и доступами к CMS и вспомогательным сервисам. Так все необходимые данные по проекту они могут легко получить прямо из карточки. 

Примеры использования шаблонов проектов

Процесс создания интернет-магазина от А до Я мы выстроили с помощью шаблонов проектов. Завели список этапов, отметили вехи, которые необходимо достигнуть, и добавили задачи для каждого этапа. Когда берем в работу новый заказ, за считанные секунды создаем новый проект по готовому шаблону. У каждой задачи автоматически проставляются необходимые ответственные, а значит проект может сразу же быть запущен в работу.
Как быстро создать проект в CRM

Еще у нас есть необычный шаблон проекта — обучение для новых сотрудников. Мы весь процесс обучения автоматизировали в рамках системы Аспро.Cloud. Если у нас появляется новый сотрудник, мы просто создаем для него отдельный проект из шаблона и он по шагам завершает задачи и таким образом вливается в наши внутренние процессы. Для нас это максимально удобно, так требуется всего три дня, и сотрудник уже включился в работу. 

Еще у нас также есть проект по обучению работе в самой CMS. В проекте все уроки разбиты на этапы. Можно просто ознакомиться с самим процессом обучения, а можно выполнять задачи.

На доске проектов по шаблону наглядно видно, на каком этапе обучения находится каждый сотрудник, успевает ли он уложиться в сроки.

Управление финансами

В CRM компании отслеживают финансовый поток
Все финансы у нас полностью заведены во Аспро.Cloud. Настроена интеграция с банком Тинькофф — все транзакции автоматически подтягиваются в систему. Активно используем счета, акты и коммерческие предложения для работы с клиентами. Есть несколько проектов, где также используем регулярные счета, но в основном счета выставляем вручную, потому что часто идет превышение отработанных часов и требуется все отдельно просчитать после согласования с клиентом. Узнать количество запланированных и отработанных по факту часов нам помогает один из режимов финансового управления в проектах («Учет времени по задачам проектам»). 

CRM для управления заявками

CRM для работы с клиентами
Модуль CRM мы используем как helpdesk для клиентов. Если у клиента возникает какая-либо проблема с модулем, он заполняет форму на сайте или отправляет нам email. В Аспро.Cloud мы выбрали один из вариантов готовых веб-форм для сбора заявок и установили его на свой сайт. 

После заполнения веб-формы автоматически создается новая заявка со всеми контактами и текстом сообщения в заранее указанной воронке продаж. У нас она так и называется — HelpDesk. Дальше вся коммуникация ведется непосредственно в этой заявке. 

Ментальные карты

В Аспро.Cloud можно быстро переключиться и построить ментальную карту
Как правило, используем функционал ментальных карт, чтобы описать структуру организации (обязанности сотрудников, бюджет отделов, и т.д.) или показать, из чего состоит модуль для CMS. 

 Еще использовали создание интеллект-карт для SEO — составляли семантическое ядро. 

База знаний — клиентам и для сотрудников

Российский аналог Confluence
Базу знаний ведем как внутреннюю для сотрудников, так и внешнюю для клиентов. Внешняя база знаний с материалами для администрирования магазина опубликована у нас на сайте.

Клиенты в любой момент могут к ней обратиться при возникновении вопросов по управлению интернет-магазином. 

Инструкция: Как добавить базу знаний на свой сайт

У нас также есть база знаний компании, которая описывает наши внутренние процессы, что особенно полезно для новичков. В ней рассказывается как мы работаем, как получаем зарплату, где и что хранится, обязанности сотрудников, должностные инструкции, включены полезные ресурсы. 

Итоги
Аспро.Cloud — cервис действительно классный. Он помог автоматизировать нашу работу, ускорить обучение сотрудников, упорядочить внутренние процессы и упростить взаимодействие с клиентами. Могу смело сказать, что сейчас мы не представляем свою деятельность без него. Система живая и активно развивается — то есть вы видите, что сегодня добавился один функционал, завтра — следующий, все ошибки всегда оперативно устраняются. Видно, что процесс тестирования нового функционала до его появления в аккаунте проходит очень оперативно. Это во Аспро.Cloud не может не радовать.

С внедрением Аспро.Cloud мы наконец-то добились нашей главной цели при использовании системы управления компанией — теперь все, что нам необходимо для комфортной работы, находится в едином месте и образует некую экосистему из самых важных и полезных инструментов для бизнеса. 

Хотите навести порядок в проектах и финансах и улучшить взаимодействие всей команды? Попробуйте Аспро.Cloud бесплатно 14 дней! 

Зарегистрироваться