Как компания RANX сократила время выставления счетов в 4 раза

Задачи команды: отслеживать финансы в реальном времени, автоматически подгружать счета и акты в систему.

Специфика: создание и поддержка сайтов, выстраивание системы ведения онлайн-бизнеса.

Современный темп жизни диктует нам свои правила. С каждым днем появляются все новые сервисы и приложения, без которых за ним просто не угнаться. В бизнесе эта бесконечная гонка еще активнее: регулярно появляются инструменты автоматизации, без которых можно оказаться в позиции отстающего. Беда в том, что их становится все больше и больше, и постоянно переключаться между сервисами попросту неудобно.

С этой проблемой столкнулась и компания RANX, которая занимается созданием и разработкой сайтов, оптимизирует и выстраивает единую систему для ведения онлайн-бизнеса. При этом cама активно использует системы автоматизации бизнеса. Учет финансов вели в сервисе финучета, а для формирования счетов и актов сотрудники использовали Аспро.Cloud. Мы поговорили с руководителем компании Константином Султановым, чтобы узнать, как ему удалось сократить количество необходимых сервисов.

А в чем, собственно, проблема?

Компания RANX уже была клиентом Аспро.Cloud, но с развитием бизнеса для работы с финансами команда решила использовать другую платформу. Главным запросом было выстроить управление финансовым учетом, чтобы руководители могли контролировать финансовые показатели компании. Так как в системе не хватало инструментов для анализа прибылей и убытков организации, команда решила сменить систему.

Команда решила автоматизировать управленческий учет в отдельном сервисе. К делу подошли основательно: предварительно компания заказала финансовую модель, которая выглядит как система показателей для прогноза выручки, денежного потока и прибыли бизнеса.

Внедрить финансовый и управленческий учет в компанию нужно грамотно. Это влияет на важные финансовые отчеты, контроль и распределение прибыли бизнеса. Услугу по настройке учета финансов можно заказать в Аспро.Cloud. Специалисты помогут внедрить инструменты для контроля денежных показателей.

Чем не устроил сервис финучета

Компания настроила работу с финансовыми показателями, но в сервисе финучета не было возможности формировать счета и акты. Поэтому команда продолжила пользоваться Аспро.Cloud для создания документов. При этом импортировать их в сервис финучета клиент не мог.

Итак, финансы компания ведет в сервисе финучета. Счета и акты менеджеры продолжают выставлять в Аспро.Cloud: такой функционал есть далеко не везде. В итоге получалось, что для работы нужно использовать сразу три системы.

Все транзакции по денежным средствам распределяются по статьям доходов и расходов. И вот тут у клиента возникла главная проблема. Счета и акты находились в системе Аспро.Cloud, поэтому при контроле денежных операций в сервисе финучета, заказчик не мог отследить источник платежа. Так как невозможно было увидеть, откуда произведена транзакция, ее нельзя было определить к нужной финансовой статье.

Только после проделанных действий клиент мог отследить движение денежных средств, распределение выручки по статьям и итоговый баланс.

Что заставило вернуться в Аспро.Cloud?

Команда приняла решение вернуться к работе с Аспро.Cloud, так как вести финансовый учет в нескольких сервисах параллельно было очень затруднительно. К тому же все необходимые компании функции уже появились в платформе.

Вернуться в Аспро.Cloud было несложно. У компании уже были подготовлены шаблоны документов, нужно было лишь снова перенести финансовый учет в систему. Счета и акты формируются за несколько кликов и автоматически подгружаются в модуль финансов. При этом менеджер может проследить за статусом документа и напомнить клиенту об оплате.

Финансовые статьи в Аспро.Cloud разделены по направлениям деятельности компании: инвестиционная, операционная и финансовая. Поэтому распределение денежных средств поможет отобразить реальную картину по прибыли компании.

Итоги

Компания RANX смогла автоматизировать работу с финансовым учетом. Клиент выстроил работу в единой платформе, где может формировать счета и акты и отслеживать поступления по оплатам. При этом система автоматически вносит все данные в отчет по показателям и демонстрирует реальную картину по прибыли организации. Это позволяет руководителю оперативно реагировать на изменения и расхождения с планом. Развивайте свой бизнес и управляйте финансами с инструментами Аспро.Cloud.