Наша команда постоянно дорабатывает и добавляет в систему что-то новое, чтобы как можно чаще радовать пользователей Аспро.Cloud пусть и небольшими, но полезными улучшениями. Но из-за быстрого развития уследить за всеми новинками и успеть протестировать понравившийся функционал может далеко не каждый. В этой статье собрали 10 полезных функций системы, которые вы по какой-то причине могли пропустить.
Как настроить? «Почта» → «Настройки» ящика → «CRM» → «Очередь распределения сделок».
Как настроить? Нажмите на форму «Оставить комментарий» и кликните на три точки в правом нижнем углу. Выберите соответствующие настройки.
Где искать? «Проекты» → «Шаблоны проектов» → Редактирование или создание шаблона → «Создать задачу» → Ответственный/Постановщик/Наблюдатели.
1. Очередь сделок
Как сделать так, чтобы при автоматическом создании каждая входящая заявка была вовремя обработана менеджером, и ничего не потерялось в процессе? Настройте очередь из ответственных сотрудников для распределения сделок, когда они автоматически создаются из email-сообщений. Укажите нужных коллег, а сделки при создании поочередно самостоятельно распределяться между ними. Отныне ни одно обращение не потеряется в потоке заявок от потенциальных клиентов, а вы всегда будете уверены, что нагрузка равномерно распределена между менеджерами.Как настроить? «Почта» → «Настройки» ящика → «CRM» → «Очередь распределения сделок».
2. Сортировка комментариев
Одним сотрудникам нравится читать всю ленту комментариев от самых старых к самым свежим, а другим важно видеть только последние сообщения. В Аспро.Cloud каждый пользователь может за пару кликов изменить направление сортировки комментариев в своем аккаунте. Настроить отображение можно индивидуально для каждого раздела. Для тех, кто предпочитает беглый анализ комментариев, но испытывает трудности из-за большого объема различных переписок, можно свернуть ответы по умолчанию. А при желании — быстро открыть какую-то из веток и прочитать остальные комментарии.Как настроить? Нажмите на форму «Оставить комментарий» и кликните на три точки в правом нижнем углу. Выберите соответствующие настройки.
3. Переменная «Менеджер проекта»
Если в ваших проектах менеджер зачастую является и основным постановщиком задач, то при создании задач в шаблонах проектов используйте переменную «Менеджер проекта». Переменная будет заменена пользователем — менеджером каждого отдельного проекта. Изменение значения этого поля, например, выбор другого пользователя, в процессе выполнения проекта не повлияет на предыдущие выполненные задачи. Изменения затронут только будущие задачи.Где искать? «Проекты» → «Шаблоны проектов» → Редактирование или создание шаблона → «Создать задачу» → Ответственный/Постановщик/Наблюдатели.
А чтобы работа отдела продаж была еще эффективнее, составьте для него регламент.
Регламент отдела продаж
Получите шаблон регламента отдела продаж, чтобы создать на его основе свой.
Нажимая кнопку, вы соглашаетесь на обработку персональных данных и с публичной офертой
4. Выполненные письма
Если по письму не требуется дополнительных действий, например, ответ или пересылка коллеге, отметьте это письмо как выполненное. В этом случае в ленте активности сделки или контрагента письмо переместится из раздела «Запланировано», что позволит сфокусироваться на делах и встречах, которые требуют первоочередного внимания.Как отметить письмо? Открываем письмо и в правом верхнем углу карточки нажимаем «Выполнено».
5. Получение всех уведомлений по сделкам
Менеджеры могут забыть перезвонить клиентам или сорвать сроки важных задач. В результате клиенты потеряны, а крупные сделки проиграны. Чтобы не тратить свое время на ежедневный контроль каждой сделки, руководители могут активировать опцию для получения уведомлений по всем сделкам для администраторов модуля. Так вы всегда будете в курсе всех событий по текущим сделкам вашей организации и сможете вовремя принять меры, если ключевой клиент не получает должного внимания и сделка близка к срыву.
Как включить? «Настройки системы» → «CRM» → «Основные настройки».
6. Результирующая строка
Чтобы узнать сумму счетов, выставленных, например, только на этой неделе, или вычислить общую сумму расходов в предыдущем квартале совсем не обязательно формировать отчет. В разделе «Финансы» во всех списках выводится результирующая строка по колонкам, которая отражает сводные данные по записям, выведенные в таблице с учетом фильтров или отмеченных записей.Как включить? Доступно по умолчанию во всех аккаунтах, начиная с тарифа «Стандарт».
7. Ограничение доступа сотрудников к чужим сделкам
Необходимо, чтобы менеджеры с правом доступа «Сотрудник» видели только собственные сделки? Активируйте дополнительную опцию на запрет сотрудникам просматривать чужие сделки в настройках. Кстати, в настройках можно найти еще одну полезную функцию, которая поможет бороться недобросовестными менеджерами. Отметьте опцию на запрет удаления своих сделок сотрудниками, и менеджеры больше не смогут самостоятельно «подчищать» свои несостоявшиеся сделки, чтобы повысить процент выигранных лидов.Как активировать? «Настройки системы» → «CRM» → «Основные настройки».
8. Шаблоны писем для отправки счетов
В Аспро.Cloud можно создавать шаблоны email-сообщений, которые будут «сопровождать» счет при отправке из системы, напоминать об оплате или автоматически уведомлять о получении денежных средств. Расскажите в письме о сроках оплаты, приведите контакты для связи, поблагодарите за выбор вашей компании. Шаблоны помогут ускорить оплату и сэкономят время на составление однотипных писем.Как настроить? «Настройки системы» → «Организации» для настройки шаблона. «Настройки системы» → «Финансы» → «Основные настройки» для активации автоматической отправки подтверждения оплаты.
9. Расширенный редактор базы знаний
По умолчанию в вашем аккаунте установлена упрощенная версия редактора, в котором отсутствует ряд возможностей для работы со статьями базы знаний. Но не многие знают, что в аккаунте можно использовать две версии редактора статей. Редактор с расширенными функциями позволит создавать более сложную верстку статей. В нем также присутствуют такие возможности, как настраиваемая сетка, расширенный редактор таблиц, где можно настроить ширину колонок, и другие функции, которую помогут красиво и понятно оформить документацию.Как переключить? «Настройки системы» → «База знаний».
10. Призвать к ответу
Эту функцию, вы наверняка, встречали, но скорее всего не до конца поняли ее предназначение. Представьте, вам требуется узнать, сможет ли сотрудник созвониться с потенциальным клиентом. Но просто оставив комментарий с упоминанием, который затеряется в ленте уведомлений, вы рискуете быть проигнорированным. А ответ нужен срочно. Напишите вопрос с помощью опции «Призвать к ответу»: этот комментарий будет выделен цветом в ленте, что значит — требуется действие. В ленте комментариев сразу видно, ответил ли коллега на ваш запрос, также и адресат будет видеть, ответил он или нет.Где найти? Опция доступна по умолчанию в панели комментариев в аккаунтах, начиная с тарифа «Стандарт».
CRM-система Аспро.Cloud
Попробуйте Аспро.Cloud бесплатно в течение 14 дней и начните выполнять проекты эффективнее.
Подписаться на рассылку
Подпишитесь, чтобы раз в неделю получать статьи о финансах, продажах и управлении проектами.
Нажимая кнопку, вы соглашаетесь на обработку персональных данных и с публичной офертой
